Почему отчёты не открывают
На аудитах мы часто видим портал, в котором настроено два десятка отчётов, а руководитель по-прежнему просит у менеджеров таблицу в пятницу. Причина не в Битрикс24. Отчёт не открывают, когда он не отвечает на вопрос, с которым руководитель приходит в понедельник утром, или когда данные в нём нельзя проверить.
Поэтому задачу «настроить все отчёты» мы всегда переформулируем: какие решения руководитель принимает еженедельно и какие цифры для этого нужны. Обычно список получается коротким.
1. Воронка по стадиям с конверсией
Вопрос: где теряем сделки?
Самый важный отчёт и единственный, который стоит смотреть каждый день. Показывает, сколько сделок стоит на каждой стадии и какая доля переходит дальше. Если между «отправили КП» и «согласовали условия» пропадает половина сделок, проблема не в менеджерах, а в предложении или в цене.
Чтобы отчёт работал, стадии должны описывать реальные шаги, а не абстракции вроде «В работе». Как формулировать стадии, мы разбирали в статье о саботаже CRM.
2. Сделки без задач и просроченные дела
Вопрос: что забыто?
В Битрикс24 у каждой сделки должно быть следующее действие: звонок, встреча, письмо. Сделка без дела — это сделка, о которой никто не вспомнит. Отчёт собирает такие сделки по менеджерам вместе с просроченными делами. Это не инструмент контроля ради контроля: менеджер сам видит, что у него «висит», и разбирает список до планёрки.
Штатно это делается фильтром в списке сделок, сохранённым как отдельный вид, или счётчиками в CRM, которые Битрикс24 показывает прямо в интерфейсе.
3. План–факт по менеджерам
Вопрос: кто выполняет план и за счёт чего?
Сумма закрытых сделок по каждому менеджеру относительно плана на месяц. Полезно добавлять две колонки: сколько сделок в работе и на какую сумму — так видно, чей результат в конце месяца ещё может измениться. План на сотрудника и на отдел задаётся в штатных настройках CRM, а отчёт строится в аналитике продаж или в BI-конструкторе.
Важно, чтобы план был один и жил в портале. Если план ведут в отдельной таблице, отчёт перестают открывать через месяц.
4. Источники заявок
Вопрос: за что мы платим маркетингу?
Сколько лидов пришло из каждого канала и сколько из них дошло до оплаты. Отчёт работает только при одном условии: источник заполняется автоматически — из формы на сайте, из телефонии, из мессенджера. Если менеджер выбирает источник руками, через месяц половина заявок окажется «прочим».
Настройка источников — часть подключения заявок с сайта и телефонии, поэтому мы делаем её сразу, а не «когда дойдём до отчётов».
5. Скорость обработки лида
Вопрос: как быстро мы перезваниваем?
Время от появления лида до первого действия менеджера. Клиент, которому не ответили за час, уже пишет конкурентам. Отчёт по времени первого контакта показывает, у кого из менеджеров и в какие часы заявки лежат без ответа, и подсказывает, нужна ли автоматическая постановка задачи или перераспределение лидов.
Что с остальными отчётами
Отчёты по товарам, повторным продажам, оплатам и загрузке сотрудников нужны, но не всем и не сразу. Мы предлагаем запускать с пяти основных и добавлять новые, когда для них появляется конкретный вопрос. Настройка отчёта или дашборда — это типовая задача от 3 часов, её можно заказать отдельно, без проекта внедрения.
Как проверить свои отчёты за 10 минут
- Откройте список отчётов в портале и отметьте те, которые кто-то открывал за последний месяц.
- Для каждого оставшегося отчёта запишите вопрос, на который он отвечает. Если вопрос не формулируется — отчёт можно убрать.
- Проверьте, заполняются ли поля, на которых построен отчёт, автоматически. Ручные поля — первое место, где цифры расходятся с реальностью.
Если после этого выяснилось, что нужные отчёты построить не на чем, потому что в сделках нет данных, — дело не в отчётах, а в воронке и полях. Это мы разбираем на бесплатном аудите.